Remote Onboarding: Ein Erfahrungsbericht aus der HR-Manager Perspektive bei der PageGroup

In den letzten Monaten sahen sich viele Unternehmen aufgrund der Gesundheitskrise von COVID-19 mit einer einzigartigen Situation konfrontiert. Wie stellen Unternehmen in einer Zeit der sozialen Distanzierung und weitreichender Lockdown-Massnahmen neue Mitarbeiter ein und wie können sie diese einarbeiten? Die Antwort: virtuell.

Wir haben eine unserer HR Business Partner in der Schweiz, Anaïs Véron, nach ihrer Meinung zum ersten virtuellen Onboarding-Prozess der PageGroup gefragt, den sie im April mit der Beraterin Sophie Dornbach durchgeführt hat.

Normalerweise haben wir mit unseren neuen Mitarbeitern innerhalb ihres ersten Monats eine dreitägige Einführungsschulung im Büro. Nach dem ersten Tag führen wir in der Regel ein Gespräch, um zu sehen, wie die Dinge laufen, um Fragen oder Zweifel zu beantworten. Darauf folgen weitere Gespräche in den Wochen danach.

Da unsere Prozesse für das remote Onboarding angepasst wurden, nahm Sophie zu Beginn ihren Computer und ihr Mobiltelefon im Büro entgegen. Die Kommunikation zwischen der Personalabteilung und dem Linienvorgesetzten ist der Schlüssel für diesen Prozess. Wir sprachen viel mehr miteinander, um sicherzustellen, dass wir einen klaren Plan für Sophie hatten.

Über Microsoft Teams, einem unserer digitalen Tools, hielten wir kürzere Sitzungen über mehrere Tagen hinweg verteilt ab, die denselben Inhalt abdeckten wie die dreitägigen Präsenzschulungen. Sie wurden entweder in Gruppensitzungen oder in Einzelveranstaltungen durchgeführt. Ich selbst habe die Kurse über die Werte und Richtlinien der PageGroup durchgeführt sowie Schulungen darüber, wie wir Kundengespräche, Interviews und Verkaufsgespräche führen. Unsere erfahreneren Berater luden Sophie anschließend zu Begleitsitzungen von Interviews über Microsoft Teams ein und waren für ihre Integration in das Team und das "virtuelle" Büro verantwortlich.

Da Sophie unsere erste Mitarbeiterin ist, die virtuell eingearbeitet wurde, haben wir für sie eine massgeschneiderte Lösung entwickelt. Wir erhielten grossartige Unterstützung von der PageGroup, insbesondere von der IT-Abteilung, die sicherstellte, dass die Technik funktionierte.

Wir haben für den Onboarding-Prozess hauptsächlich die digitalen Tools Microsoft Teams und Boost verwendet und konnten insbesondere bei den Online-Schulungen eindeutige Erfolge verbuchen. Mit Microsoft Teams konnten wir Umfragen und Abstimmungen innerhalb einer Schulung, getrennter Kanäle und Klassenzimmern erstellen. Dadurch blieben die Schulung interaktiv und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer ging nicht verloren. Boost ist unsere interne Schulungsplattform, die eine einmonatige Einführungsschulung für neue Berater sowie weitere Module für spezifische Programme und Fähigkeiten enthält.

Die Gesundheitskrise drängte uns in eine stark digitalisierte Welt und unser Unternehmen hat gezeigt, dass wir über die nötigen Ressourcen und Mitarbeiter verfügen, um uns auf die neue Normalität einzustellen.

Da dies unser erstes komplett ortsunabhängiges Onboarding war, verhielten wir uns reaktiver, anstatt von Anfang an einen klaren Plan zu haben. Sophie, der Manager ihres jetzigen Teams sowie unser HR-Team standen jedoch in ständigem Kontakt und tauschten Erkenntnisse und Rückmeldungen aus. So konnten wir Bereiche identifizieren, in denen wir uns verbessern konnten. Diese Erkenntnisse wenden wir seither in den virtuellen Onboarding-Prozessen anderer Neueinsteiger an. Beispielsweise haben wir jetzt von Anfang an einen klaren Plan von den Erwartungen an unsere neuen Mitarbeiter und kommunizieren klar und deutlich die Erkenntnisse und Fähigkeiten, die sie jede Woche erwerben werden. Die Richtlinien sind visueller gestaltet, so dass sie leichter zu merken sind. Eine Schulung von vier Stunden anzubieten erwies sich als kontraproduktiv. Zwei Stunden an zwei verschiedenen Tagen sind erheblich effektiver.

Das Remote-Onboarding bringt mehrere Vorteile mit sich. Aus der HR-Perspektive würde ich sagen, dass wir agiler, effizienter, kostengünstiger und zeitsparender agieren können, und dass die Qualität unserer Ausbildung nicht darunter leidet. Wir mussten kreativ sein und die richtigen Werkzeuge einsetzen, um unsere Schulungen noch interaktiver zu gestalten. Das Ergebnis waren vergleichsweise kürzere Sitzungen und ein höheres Engagement der Teilnehmer. Der Schlüssel liegt darin, den Teilnehmern eine Aufgabe zu schicken, die sie vor der Schulung erledigen, und sie so weit wie möglich in das Training zu integrieren, indem wir sie nach ihrer Meinung fragen und auch Rollenspiele, Gruppenaktivitäten usw. durchführen.

Als Nachteil würde ich nennen, dass es sehr schwierig ist, ein Gefühl der Zugehörigkeit zu unserem Unternehmen zu schaffen, wenn man von zu Hause aus eingearbeitet wird. Bei Page haben wir unsere Werte, unsere Philosophie und die Atmosphäre im Büro. Wie können Sie dies virtuell vermitteln? Sie brauchen mehr Zeit, um die ersten Schulungen durchzuführen, denn sowohl die Ausbilder als auch die Teilnehmer müssen im Umgang mit den Plattformen geschult werden. Ausserdem sind Online-Schulungen für grosse Gruppen nicht optimal.

Wir haben jetzt einige Monate Erfahrung mit dem Remote-Onboarding. Ab dem 1. Juni haben wir nun eine vollständig überarbeitete virtuelle Einführungsschulung. Wir werden weiterhin zum digitalen Onboarding tendieren, weil wir der Meinung sind, dass es eine fantastische Alternative zum traditionellen Prozess darstellt und dass es in der Zukunft nicht verschwinden wird. Unsere neu eingestellten Mitarbeiter können zum Beispiel zwei Stunden pro Tag an den Online-Schulungen teilnehmen und den Rest des Tages am Arbeitsplatz lernen.